Waarom een regeling?

De aard van het werk brengt met zich mee dat Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching een heleboel van mensen wil weten. Van telefoonnummer tot werkervaring, van burgerlijke staat tot inkomen, van opleiding tot gezondheidssituatie of een cv, dat kan allemaal relevant zijn om een goed loopbaanadvies, een goede training of een goed re-integratietraject te kunnen verzorgen.

Natuurlijk moet je de zekerheid hebben dat al jouw gegevens bij Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching in goede handen zijn. Dat je privacy volledig wordt beschermd en dat er geen dingen gebeuren met jouw gegevens die je niet wil. Daarvoor is deze privacy regeling gemaakt. Hierin kun je lezen hoe Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching met jouw gegevens omgaat.

Dit privacy reglement wordt door Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching toegepast en geldt zolang het in overeenstemming is met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Dit reglement is altijd naar eigen behoefte in te zien via mijn website.

Waarom gegevens registreren?

Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching verzamelt alleen gegevens die nodig zijn om een goed loopbaan-, coachings- of re-integratietraject of een goede training te kunnen uitvoeren. Er worden niet meer gegevens verzameld dan voor dat doel nodig is of wat vanuit wettelijk kader toegestaan is. De gegevens die Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching krijgt worden ook uitsluitend gebruikt voor loopbaanadvies, coaching, re-integratie of training en niet voor andere doeleinden.

Omdat Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching deze gegevens meestal via jou zelf aangeleverd krijgt, ben je goed op de hoogte van wat Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching van je weet.

Als Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching een dossier over jou van een andere organisatie krijgt (bijvoorbeeld van een uitkeringsinstantie) vallen die gegevens onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en worden ze behandeld met in acht neming van alles wat in deze wet wordt bepaald.

De gegevens die Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching over je registreert worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze worden aangeleverd. Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching verzamelt niet meer gegevens dan voor dat doel nodig is.

Hoe worden gegevens bewaard?

Je gegevens worden deels op schrift bewaard in een dossier en deels in het automatiseringssysteem van Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching. Als je wil, kan Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching je laten zien wat er over je is geregistreerd. Deze registratie is nooit strijdig met de wet, de openbare orde of goede zeden. Mochten er verkeerde feiten in het dossier staan, dan heb je er recht op dat die worden aangepast.

Sommige gegevens liggen gevoeliger dan andere, zoals bijvoorbeeld godsdienst, gezondheid, afkomst of politieke kleur. Deze gegevens worden door Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching alléén en met zorg geregistreerd als dit voor een goede uitvoering van het loopbaan-, coachings- of reïntegratietraject van belang is. Gevoelige gegevens die anderen aan Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching overdragen, zoals informatie over je gezondheid en inzetbaarheid voor werk, worden door Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching altijd extra vertrouwelijk behandeld.

Vaak worden de kosten voor jouw begeleiding betaald door een ander, bijvoorbeeld je werkgever of een uitkeringsinstantie zoals UWV. We houden deze opdrachtgever tijdens het traject of de training op de hoogte van de voortgang. Uit hoofde van wetgeving (bijvoorbeeld Wet Verbetering Poortwachter) is dit vaak ook verplicht. Dat wordt gedaan op hoofdlijnen, niet op vertrouwelijke details maar op verloop van het proces van jouw traject met de behaalde resultaten. Van schriftelijk rapportages krijg je van Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching automatisch ook een exemplaar. De inhoud van elke schriftelijke rapportage of (kort tussentijds) verslag dat over jou naar derden gaat, wordt altijd eerst met jou gedeeld en afgestemd, vóórdat het naar derden wordt verzonden.

Soms doorloop je tijdens een traject ergens anders scholing, doe je via een digitaal portaal een test of vragenlijst, zoek je vacatures in een digitaal portaal of krijg je op onderdelen andere begeleiding van iemand anders. Gegevens (naam, (e-mail)adres, geboortedatum, opleidingsniveau) die van jou bekend zijn bij deze andere organisatie (of digitale portalen) als onderdeel van jouw traject worden conform de AVG bewerkt en tot maximaal 2 jaren na afronding van het traject vernietigd.

Verder kunnen gegevens over Naam, (e-mail)adres, geboortedatum met jouw toestemming door Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching worden overgedragen aan derden die namens een opdrachtgever onderzoek doen naar (wettelijk verplichte) klanttevredenheidsonderzoeken. Dit gebeurt altijd binnen 2 volle kalenderjaren nadat het traject of opdracht is beëindigd.

Jouw (digitale) dossier ligt al die tijd achter (digitaal) slot en grendel en kan het alleen door bevoegde mensen worden ingezien.
Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching bewaart de gegevens ten behoeve van Nieuwsbrieven conform de wetgeving AVG.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

Als je niet langer bij Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching in begeleiding bent, wordt je dossier gesloten. Alle inhoudelijke gegevens over het traject, verslagen, rapportages en gespreksnotities (op papier en digitaal) worden na maximaal 2 jaren ná beëindiging van het traject of de opdracht geheel vernietigd. Gegevens van naam, (e-mail)adres, telefoonnummer en geboortedatum worden tot maximaal 7 jaar bewaard -gerekend vanaf een opvolgend kalenderjaar na afronding van de opdracht of het traject. De belastingwet schrijft namelijk voor dat gegevens van de bedrijfsvoering over de laatste 7 jaren bewaard dienen te worden. Uit oogpunt van bedrijfsadministratievoering, bedrijfsresultaatmeting, belastingaangiftes of boekhoudkundige controles zijn deze zakelijke gegevens nodig. Om diezelfde reden blijven ook alle zakelijke offertes tot 7 kalenderjaren na afronding van het traject of de opdracht bewaard. Na 7 jaren worden deze gegevens geheel vernietigd.

Geheimhouding

Alles wat we van je weten, wordt door Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching vertrouwelijk en onder geheimhouding behandeld. Je gegevens worden alleen geregistreerd of geraadpleegd door Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching. Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching verstrekt geen informatie over jou aan derden (anderen buiten jouw opdrachtgever, werkgever of uitkeringsinstantie). Daar wijkt Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching alleen van af als je daar toestemming voor geeft omdat het in het belang is van het traject, bijvoorbeeld voor een beroepskeuzetest, een opleiding of een contact met een arbeidsdeskundige of andere specialist.

Klacht?

Pauline Houwing Loopbaanadvisering en coaching hanteert de gedragscode en klachtenregeling van de beroepsorganisatie voor loopbaanprofessionals Noloc www.noloc.nl.
Dit zorgt ervoor dat je professioneel wordt bejegend en dat jouw klacht door Noloc wordt behandeld.

Nijmegen, mei 2018,