Met succes rondde ik onlangs twee verbetertrajecten met medewerkers af. Dat wil zeggen dat ze aantoonbaar beter functioneren, zodanig dat de werkgever tevreden is. Het wederzijds vertrouwen is terug en beide zien weer voldoende perspectief voor de toekomst. Welke werkgever wil dat nu niet in deze krappe arbeidsmarkt?

Behalve het succes hadden deze twee trajecten nog een overeenkomst; ze kenden een chaotische en rommelige start. Toen de chaos en de rommel er al was, begon mijn inzet als coach. Dat vond ik jammer. In diezelfde periode was er óók een kennismakingsgesprek met iemand die elders in een verbetertraject zat. De arbeidsverhouding was zo verslechterd, dat mijn inzet niet meer mocht baten. Het vertrouwen terugbrengen was jammergenoeg niet meer mogelijk.

Wat is dat nu eigenlijk, een verbetertraject?

Een verbetertraject is een traject met een juridische waarde. De werkgever is van mening dat er sprake is van disfunctioneren van een medewerker en geeft deze de gelegenheid om dit te herstellen, ofwel te verbeteren. Een verbetertraject is niet zonder consequenties, als dit verbeteren niet lukt. Consequenties kunnen zijn: het einde van de arbeidsrelatie, een andere functie aangeboden krijgen of een andere functie-inhoud introduceren. In de eerste zit precies de angel; de medewerker wil niet weg en gaat in verzet. Meestal zet dit de arbeidsrelatie behoorlijk op scherp.

Hoe het in zijn werk gaat:

1. Medewerker functioneert niet naar tevredenheid.
2. Werkgever benoemt het disfunctioneren in een gesprek.
3. Werkgever geeft medewerker de kans om te verbeteren vóór een bepaalde datum.
4. Bij geen verbetering wordt het disfunctioneren opnieuw benoemd.
5. Het verbetertraject wordt gestart.

Welke rollen zijn er en wie heeft welke rol?

Er zijn een aantal partijen en voor een goede uitkomst – wat de uitkomst ook zal zijn – is het van belang dat ieder zijn rol pakt. Leidinggevende én medewerker hebben beide een verantwoordelijkheid. De leidinggevende moet faciliteren en ondersteunen (eventueel met behulp van een coach) en de medewerker moet alles in het werk stellen om goed functioneren te bewerkstelligen. Dat is belangrijk. De leidinggevende heeft ook een beoordelende rol over het functioneren van medewerker. HR faciliteert de leidinggevende en het proces, de evaluaties en een schriftelijke verslaglegging. Ook zorgt HR voor voldoende juridische kennis. Zijn de verbeterpunten helder, onderbouwd en SMART? De coach ondersteunt de werknemer bij het verbeteren van de verbeterpunten, ook dat is heel belangrijk.

Wat zijn de do’s en don’ts?

Er gaat nogal eens wat mis. Waar moet je op letten?

DON’TS:

• Het verbetertraject wordt te laat opgestart. Een werknemer die na 20 jaar uitstekend functioneren opeens hoort dat hij moet verbeteren is geen goede start.
• Externe hulp wordt te laat ingeroepen.
• De uitkomst van het traject staat op voorhand al vast. Blijf eerlijk in het proces. Als de werkgever niet verder wil, of beide, zet dan bijvoorbeeld mediation in.
• Er is sprake van een verstoorde relatie in plaats van disfunctioneren. Ook dan kan mediation uitkomst bieden.

DO’s:

• Beide partijen blijven werken aan wederzijds vertrouwen.
• Houd de communicatie helder.
• Betrek tijdig een externe coach bij een verbetertraject.

Heb jij te maken met een verbetertraject of wil je er één inzetten?

Start niet als het kwaad al geschied is, maar neem nog vandaag contact op voor een vrijblijvende kennismaking